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4 Gründe warum die To-Do Liste keine Lösung ist

geschrieben von Ole

Den ganzen Kopf voller Gedanken und Sachen, die auf keinen Fall vergessen werden dürfen und es trotzdem werden. So ungefähr sieht es gerade bei mir aus.
Vor mir stehen verschiedene Methoden, die alle ausprobiert werden wollen, aber mit denen jetzt einfach so anfangen?
Die Antwort ist erschreckend einfach: Auf jeden Fall!

Denn nichts scheint schlimmer zu sein, als ewiges Gesuche nach einer Methode. Denn dadurch entwickelt man schon wieder eine Ausrede sich nicht mit den wirklich wichigen Aufgaben zu befassen. Also lieber gleich anfangen und abwarten wie es sich entwickelt, auch wenn man noch nicht gleich alles verstanden hat. Modifizieren kann man seine Organisation immer noch.

Um sein Leben zu strukturieren scheinen sich To-Do Listen zu eignen, denn diese tauchen überall auf und viele Menschen nutzen sie. Nun bringt eine To-Do Liste neben Vorteilen auch einige Nachteile für mich mit.

4. Unbequeme Aufgaben bleiben liegen

Mir passiert das ständig, ich schaue auf meine Liste und sehe unbequeme und weniger unbequeme Aufgaben. Welche ich abarbeite könnt ihr euch denken. So bleiben die unbequemen Liegen und landen auf der Liste für den nächsten Tag, wo sie auch wieder nicht bearbeitet werden, und so weiter. Ab dem Moment hilft euch die To-Do Liste nicht mehr.

3. Vollständigkeit? Von wegen.

Wie oft habt ihr euch schon eine To-Do Liste geschrieben und darauf folgend allerlei Dinge erledigt, von denen aber eigentlich nichts auf der Liste stand? Von dem Problem sind vor allem Personen wie ich betroffen, da ich eine To-Do Liste immer schnell aufstelle, mir dabei aber keine großen Gedanken machen. Es ist nur logisch, dass man so viele Dinge vergisst.

Dieses Problem ist zudem der Anfang einer Abwärtsspirale, denn…

2. Am Abend kaum Punkte auf der To-Do Liste abgehakt?

Die unter euch, die schonmal mit To-Do Listen gearbeitet haben kennen dieses Problem. Am Abend des wirklich produktiven Tages schaut man mal wieder auf die To-Do Liste, die bis dahin nur sporadisch beachtet wurde, und hakt das ein oder andere ab. Doch noch allzu viele Punkte sind unerledigt auf der Liste und das obwohl man den ganzen Tag geschuftet hat. Das ist äußerst demotivierend, man schreibt sich die noch nicht erledigten Aufgaben, dann auf die Liste für den nächsten Tag, aber auch dann bleiben wieder Aufgaben liegen und man hört sich auf weiter Listen zu schreiben. Wer möchte schon am Abend von einer Liste gesagt bekommen, dass er nichts getan hat, und das obwohl das möglicherweise gar nicht stimmt.

Denn zum einen ist die Unvollständigkeit ein Problem, zum anderen aber auch…

1. Auf deiner To-Do Liste stehen Projekte und keine Aufgaben

Oft schreibe ich auf meinen To-Do Listen gar keine Aufgaben auf, sondern eher Aufgaben die mehrere Teilaufgaben besitzen (solche Aufgaben werden im Folgenden als Projekte bezeichnet). Somit muss ich beim Blick auf die To-Do Liste bei den meisten Punkten erstmal überlegen, was ich überhaupt machen muss. Viel geschickter ist es, wenn auf der Liste tatsächlich steht was als nächstes zu tun ist.
Ich muss bspw. aktuell einen Antrag fertigstellen und abschicken. Dazu müssen allerlei Formulare ausgefüllt werden und von verschiedenen Personen unterschrieben werden. Auf meiner Liste steht gerade “Antrag fertigstellen”. Ich muss aber nicht von 0 anfangen, sondern habe schon das ein oder andere Formular ausgefüllt. Ich müsste jetzt also den Ordner mit den Formularen öffnen und erstmal gucken was ich noch ausfüllen muss. Dieser Extraschritt erhöht letztlich nochmal die Hürde diese Aufgabe zu bearbeiten.
Wenn ich mir beim schreiben der Liste überlegt hätte was wirklich die nächste Aufgabe wäre, hätte ich vermutlich etwas wie “Formular xy ab Zeile yz ausfüllen” geschrieben. Dann wäre sofort klar, was zu tun ist und ich muss mir darüber nicht erst klar werden.

Dieses Umdenken oder Vordenken hat mir tatsächlich weitergeholfen. Ich schreibe nun immer erst die Aufgaben auf einen Zettel und machen mir nach dem Sammeln gedanken, ob es sich bei den Stichpunkten wirklich um einen Aufgabe (=”nächster Schritt”) handelt oder nicht. Im letzten Fall probiere ich den nächsten Schritt zu identifizieren und ihn stattdessen auf die Liste zuschreiben.

 

Schlussendlich helfen To-Do Listen also wirklich der Produktivität, aber schon beim Aufstellen der Liste sollte man sich Gedanken machen und wirklich nur einzelne To-Do’s auf die Liste schreiben.

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Ole

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